Se o título deste artigo chamou sua atenção, foi de propósito. O trocadilho entre “FUE” e “foi” não é mera coincidência. Desde a adoção do modelo SAP FUE (Full Use Equivalent), muitas empresas foram pegas de surpresa ao descobrir que a forma de classificar e medir o consumo de licenças mudou significativamente, trazendo impactos diretos nos custos de licenciamento.

A migração para o SAP S/4HANA trouxe inúmeros benefícios tecnológicos, mas também introduziu uma mudança importante na forma como as licenças de uso são medidas e cobradas.

Embora o modelo SAP FUE (Full Use Equivalent) tenha simplificado diversos aspectos do licenciamento em comparação ao modelo utilizado no SAP ECC, ele também criou um novo desafio para as organizações: a necessidade de controlar continuamente as autorizações concedidas aos usuários e compreender como essas autorizações podem influenciar sua classificação de licença.

O resultado é que muitas empresas somente descobrem esse impacto durante projetos de migração, revisões de licenciamento ou auditorias da SAP, quando identificam usuários classificados em categorias superiores às realmente necessárias para suas atividades de negócio.

Exemplo técnico – Como as autorizações influenciam a classificação SAP FUE

Considere três usuários da área de Compras que executam atividades semelhantes.

À primeira vista, todos pertencem ao mesmo departamento e utilizam as mesmas transações SAP. No entanto, a composição dos perfis de autorização faz com que cada um seja enquadrado em uma categoria de licenciamento diferente.

O modelo de licenciamento do SAP ECC era complexo

Durante muitos anos, clientes SAP ECC conviveram com um modelo de licenciamento considerado complexo tanto pela SAP quanto pelo mercado.

Determinar a quantidade correta de licenças exigia análises especializadas, interpretação de contratos, entendimento das categorias de usuários e, frequentemente, o apoio de ferramentas específicas ou até mesmo da própria SAP durante processos de medição e auditoria.

Não era incomum que empresas recorressem a consultorias especializadas para validar seu cenário de licenciamento antes de uma auditoria.

Apesar da complexidade, o modelo era relativamente conhecido pelos clientes e administradores SAP.

Com o SAP S/4HANA surgiu o modelo SAP FUE

Com a chegada do SAP S/4HANA, a SAP adotou um novo conceito de licenciamento baseado em SAP FUE (Full Use Equivalent).

A proposta foi simplificar o processo de medição, reduzindo a quantidade de categorias de usuários e criando um modelo mais padronizado para o mercado.

Na prática, o conceito realmente ficou mais simples.

Porém, essa simplificação trouxe uma característica que muitos clientes ainda desconhecem.

Abaixo está a relação consolidada dos principais tipos de licenças de usuário SAP S/4HANA baseadas no modelo Full Use Equivalent (FUE).

A armadilha do SAP FUE

O maior equívoco cometido por muitas empresas é acreditar que a classificação da licença depende do que o usuário realmente faz no sistema.

Na maioria dos cenários de Full Use, a lógica utilizada pela SAP é diferente.

A classificação é baseada principalmente nas autorizações que o usuário possui, e não necessariamente nas transações que ele executa diariamente.

Em outras palavras, basta que um usuário tenha acesso a determinadas funcionalidades consideradas de maior criticidade para que ele possa ser enquadrado em uma categoria de licença superior, independentemente de utilizar ou não esses recursos durante sua rotina.

Isso significa que:

• usuários podem estar classificados acima da necessidade real do negócio;
• perfis excessivamente amplos aumentam diretamente o consumo de FUE;
• acessos concedidos “por garantia” podem representar um custo recorrente completamente desnecessário;
• a falta de revisão periódica das autorizações pode elevar significativamente o custo total de licenciamento.

O risco deixa de estar apenas na utilização do sistema e passa a estar na forma como as autorizações são administradas.

O verdadeiro desafio deixa de ser o licenciamento e passa a ser a governança

Nesse novo cenário, controlar licenças FUE não significa apenas executar medições periódicas.

Significa possuir um processo contínuo de governança capaz de responder perguntas como:

• Quem realmente necessita desta autorização?
• Existe justificativa para manter esse acesso?
• Há alternativas com menor impacto na classificação FUE?
• A função pode ser executada utilizando uma autorização mais restritiva?
• Essa concessão aumentará o consumo de licenças da empresa?

Sem esse nível de controle, o crescimento natural das operações faz com que o ambiente acumule autorizações desnecessárias ao longo do tempo, aumentando também os custos de licenciamento.

Perfis bem estruturados são a base da otimização

A otimização do SAP FUE começa muito antes da auditoria.

Ela nasce na definição dos perfis de acesso.

Um modelo de autorização bem estruturado deve seguir princípios como:

• menor privilégio (Least Privilege);
• segregação de funções (SoD);
• perfis específicos por atividade de negócio;
• remoção de autorizações sem uso ou sem justificativa;
• revisão periódica de acessos;
• controle sobre alterações de perfis.

Quanto mais precisa for a definição das autorizações, menor tende a ser o consumo desnecessário de licenças.

A governança precisa acompanhar todo o ciclo de vida do acesso

Não basta revisar usuários uma vez por ano.

Toda solicitação de acesso representa um possível impacto tanto na segurança quanto no licenciamento SAP FUE.

É por isso que a governança de acessos deve estar integrada ao processo de concessão de autorizações.

Cada nova solicitação precisa ser analisada considerando não apenas riscos de Segregação de Funções (SoD), mas também os impactos que aquela autorização poderá gerar na classificação da licença do usuário.

Essa abordagem preventiva evita que custos desnecessários sejam incorporados ao ambiente ao longo do tempo.

Como o GRC Builder ajuda nesse processo

Foi exatamente para esse cenário que o GRC Builder foi desenvolvido.

A solução integra governança de acessos, automação e inteligência de licenciamento em uma única plataforma.

Durante todo o ciclo de vida do acesso, o GRC Builder permite:

• gerenciamento completo das solicitações de acesso;
• fluxo automatizado de aprovações;
• aprovação por gestores, responsáveis pelos perfis e responsáveis pelos riscos;
• provisionamento automático das autorizações aprovadas;
• análise de riscos de Segregação de Funções (SoD);
• identificação de conflitos de acesso;
• análise dos impactos das autorizações na classificação SAP FUE antes mesmo da concessão do acesso;
• recomendações para minimizar impactos de licenciamento sem comprometer as necessidades do negócio;
• rastreabilidade completa para auditorias e compliance.

Com isso, os aprovadores deixam de analisar apenas questões de segurança e passam também a compreender as consequências financeiras decorrentes da concessão de determinados acessos.

O painel executivo do GRC Builder (funcionalidade SAP FUE) permite identificar rapidamente não conformidades de licenciamento, visualizar as principais alavancas de otimização e priorizar ações com maior potencial de economia.

A funcionalidade de Simulação de Reclassificação permite avaliar, antes da alteração dos perfis, o impacto de cada objeto de autorização na classificação FUE, acelerando a tomada de decisão.

Além disso, o GRC Builder apresenta uma visão gráfica das relações entre usuários, perfis e autorizações compartilhadas, facilitando a identificação de oportunidades de otimização.

O modelo SAP FUE simplificou a forma de medir licenças, mas tornou a governança de autorizações muito mais estratégica.

Hoje, o maior fator de impacto no custo de licenciamento não está apenas no número de usuários, mas principalmente na qualidade do modelo de perfis e na maturidade dos processos de controle de acesso.

Empresas que tratam a gestão de identidades apenas como um processo operacional correm o risco de consumir mais licenças do que realmente precisam.

Por outro lado, organizações que investem em um modelo robusto de governança conseguem reduzir riscos de segurança, aumentar a conformidade e otimizar continuamente seus custos de licenciamento SAP FUE.

No novo cenário do SAP S/4HANA, segurança, governança e gestão de licenças deixaram de ser disciplinas independentes. Elas passaram a fazer parte da mesma estratégia de gestão do ambiente SAP.